採用の一次対応と勤怠・契約更新の事務を移管し、施設長の事務時間を週6時間削減

応募者への連絡遅れが辞退につながり、施設長が勤怠集計と派遣契約の更新事務に追われていた介護グループ。採用の一次対応をBPOで、勤怠・契約更新をSaaSで自社運用に、と業務ごとに形を分けたモデルケースです。

モデルケース本ページは提供の流れをイメージしていただくための架空の事例です。企業名・人物・数値はすべて仮のもので、実績ではありません。数値は対象業務の例外率・レビュー水準・システム連携数により変動します。

企業（架空）ひだまりケアグループ（架空）

規模12施設／職員 640名／月間応募約180件

対象部門人事・総務部門

採用プランStandard → SaaS移行

導入前の状況

何に、誰の時間が使われていたか

STEP 1AIコンサルティング

施設長4名・本部人事3名にインタビュー。応募者対応は「連絡の速さ」が辞退率を左右し、内容はほぼ定型だった。勤怠は施設ごとの入力方法が違うだけで、判定ルールは全社共通。契約更新は期限管理ができれば手続きは定型だった。

採用一次対応は応募者との対話が含まれ、言い回しや配慮に人レビューが必要なためBPOで伴走。勤怠チェックと契約更新はルールが全社共通のため、早期にSaaSで本部が運用する設計にした。

一次連絡までの時間・面接設定率・辞退率／勤怠締め日数・超過の事前検知件数／契約更新漏れ件数

STEP 2ATIRO AGENT CREW BPO

Standardプランで開始。採用の一次連絡は、AIが応募内容を整理して連絡文案と面接候補日を作成し、ATIROのレビュー担当が確認して送信。応募から2時間以内の連絡をSLAとした。勤怠と契約更新は2か月目からAI処理の一次完了率が98%を超え、3か月目に本部運用へ切り替えた。

SPOC受付（求人媒体・勤怠アプリ・契約台帳）›AI：応募内容の整理・連絡文案・日程候補提示›AI：勤怠の転記・超過判定・更新期限の検知›ルール・整合チェック›人レビュー（応募者連絡のみ）›納品（連絡送信・面接確定・勤怠集計・更新リスト）

指標	移管前	BPO安定期（6か月目）	変化
応募者への一次連絡	2〜3日	2時間以内	—
面接設定前の辞退率	約40%	約24%	▲41%
施設長1人あたりの事務時間（週）	約11h	約5h	▲6h
勤怠締め	3営業日	1営業日	—
36協定超過の事前検知	事後把握	当月15日時点で予測通知	—
派遣契約の更新漏れ（年）	3〜4件	0件	—

STEP 3ATIRO AGENT CREW SaaS

事務の全部をAIに置き換えたのではなく、施設長が「人と向き合う時間」を取り戻すために、事務のどこを誰が持つかを組み替えました。勤怠・契約更新はSaaS自社運用、採用一次対応はBPO継続という形です。

▲6h/週施設長1人あたりの事務時間

2時間以内応募者への一次連絡（従来：2〜3日）

▲41%面接設定までの辞退率

SaaS勤怠・契約更新は自社運用に

※ 本ページの数値はモデルケースの想定値であり、実績ではありません。

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面接に来てくれる人が増えたのが一番の変化です。夜に応募通知を見て、翌日連絡していた頃は本当に申し訳なかった。勤怠の締めも本部で完結するようになって、月末に事務所に籠もる時間がなくなりました。

施設長（架空の人物）

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不明点は商談時にSPOCが個別対応します。契約内容・責任分界は法務確認の上で個別設計します。